Enfoque de procesos

El resultado deseado por una organización, se alcanza con mas eficiencia cuando sus actividades y recursos relacionados, son manejados como procesos.

El enfoque orientado hacia los procesos permite una rápida y sencilla identificación de los problemas, así como la rápida resolución de los mismos sin la necesidad de mejorar el resto de procesos que funcionan de manera correcta. Esto repercute positivamente en las capacidades de la organización y su capacidad para adaptarse al exigente y cambiante mercado.

Sistema por procesos

El sistema por procesos es más fácil de implementar y más económico de mantener en correcto funcionamiento. Tiene la ventaja, de que aunque un proceso afecte al resto de procesos, es más sencillo cambiar o mejorar el proceso, o partes de la cadena de procesos, sin que el resto de procesos se vea afectado de forma negativa por la transformación.

La modificación o cambio de un proceso, no lleva aparejada la modificación o cambio del resto de procesos, cuyo funcionamiento, estructura y gestión siguen siendo iguales. Sin embargo, sí afecta al resultado final, por lo que todos los procesos, han de cumplir las con las expectativas y necesidades del resto de procesos. La responsabilidad de la mejora del proceso corresponde a los integrantes del proceso, con la ayuda de toda la organización.

Mejora tecnológica

Aunque no se mencione en absoluto, se supone que los recursos técnicos son completamente eficaces y eficientes, se dispone de los recursos y conocimientos técnicos más adecuados, ya que esto es muy difícil o costoso de mejorar, por lo que para mejorar el producto, es mejor mejorar otros aspectos de la organización, como las relaciones entre los miembros de la misma.

Una mejora tecnológica, produce resultados exponenciales, mientras que una mejora de la organización, sigue una pauta directamente proporcional. Las mejoras tecnológicas, producen resultados inmediatos, mientras que la mejora de la organización, produce resultados en el tiempo.

Para conseguir la máxima satisfacción en el cliente se ha de mejorar la tecnología cuando resulte rentable pues los beneficios son inmediatos. Mejorar la organización en el resto de los casos, produce un aumento constante y predecible de la calidad final. La máxima calidad se obtiene con la unión de las mejoras tecnológicas y en el funcionamiento de la organización.

Beneficios claves del principio

Menores costes y ciclos de tiempo más cortos mediante el uso efectivo de los recursos

Al tener una organización optimizada, pueden aprovecharse y obtener mejor uso de los recursos de la empresa, trabajo, materias primas, cadena de suministro, financiación, etc. Todo esto, además, permite aprovechar las oportunidades cuando se presenten sin involucrar costes adicionales.

Mejora consistente y resultados predecibles

Conociendo cómo funciona nuestra organización y lo que es capaz de lograr, es posible aplicar fórmulas matemáticas objetivas que obtengan resultados exactos y predecibles gracias a la mejora de la información. Con ello, se eliminan incertidumbres y permite lograr metas y objetivos.

El punto de enfoque hacia los procesos, consigue unos datos de mayor calidad. Es más sencillo hacer planes, tomar decisiones, igualmente modificar y mejorar los procesos individuales para adecuarse al plan global de la organización.

El enfoque adecuado y prioritario, mejora las oportunidades

El enfoque adecuado de los procesos clave, permite obtener ventajas, al adecuar solo los procesos que requieran ser modificados para aprovechar las oportunidades y obtener mejores resultados, así como una mejor forma de adaptarse a las necesidades y expectativas de los elementos de gestión de la organización.

Aplicar el principio conduce a:

Definir de forma sistemática las actividades necesarias para obtener el resultado deseado

Es necesario definir clara y exahustivamente los requerimientos y procedimientos del sistema productivo para con esta información fiable y estructurada se puedan tomar decisiones mas acertadas por cualquier miembro de la organización que necesite consultar esa información. Permite definir con mayor precisión, rendimiento las necesidades y posibilidades de cada proceso.

Establecer claras responsabilidades y obligaciones para manejo de las actividades clave

Hemos de saber agrupar y asociar actividades para agruparlas en procesos, lo más simple y con mayor rendimiento posible. Hay actividades, que necesitan una mayor rigurosidad en su estudio y análisis, por afectar de forma importante al resto de procesos.

Análisis y medida de la capacidad de las actividades claves

Los procesos, han de ser analizados para poder obtener información, con la que se puedan cumplir las necesidades del sistema de gestión. Conocidas nuestras fuerzas y debilidades, es posible realizar predicciones, y prever fallos.

Identificar los intermediarios de las actividades claves entre las funciones de la organización

Cada miembro de la organización, sabe cual es su grado de responsabilidad e implicación en los procesos de los que forma parte y ejercer el liderazgo en su tarea. Sabe lo que se necesita y espera de él y no se entromete en otros procesos más allá de lo que le requiera la organización. Es posible seguir la secuencia de acontecimientos programado para encontrar el proceso con deficiencias.

Centrándose en factores como los recursos, métodos y materiales que mejorarán las actividades claves de la organización

Es posible obtener un mejor aprovechamiento de los recursos y conseguir una asignación óptima de los elementos que requieran para lograr sus objetivos. Favorece el rendimiento general de la organización y a conseguir mejores costes al aprovechar las oportunidades.

Evaluar riesgos, consecuencias e impactos de las actividades de los clientes, proveedores y otras partes interesadas

Resumiendo, la organización estructurada en procesos, mejora las posibilidades y la capacidad de adaptación. Minimiza la influencia sobre el resto de procesos y el resultado final. Permite una rápida resolución y se obtiene mejor información con la que elaborar un plan estratégico lo mas acertado posible.

Nota: Los principios de calidad han cambiado con la nueva versión de la norma. Tienes información nueva aquí y aquí.

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Gehisy

Formación y asesoría en calidad y mercancías peligrosas en Calidad y ADR

Soy Ingeniera Química, auditora interna de calidad y medio ambiente, consejera de seguridad para el transporte de mercancías peligrosas por carretera y MBA.

Ayudo a profesionales de la calidad y las mercancías peligrosas a optimizar su trabajo diario con la normativa brindándoles formación y asesoría para hacer que estos temas se conviertan en sencillos.

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