Comenzamos con el capítulo 7 de la norma ISO 14001: 2015. En este capítulo se abordan aspectos como la comunicación, la competencia, los recursos, etc.
Vamos a ver cómo se abordan en esta norma.
Capítulo 7 Apoyo
7.1 Recursos
La organización debe determinar y proporcionar los recursos necesarios para el establecimiento, implementación, mantenimiento y mejora continua del sistema de gestión ambiental.
Este escueto párrafo a simple vista no nos cuenta nada del otro mundo, pero si vamos al A 7.1 de la norma, tendremos lo siguiente:
La alta dirección debería asegurarse de que se les suministren los recursos necesarios a quienes tengan responsabilidades en el sistema de gestión ambiental. Los recursos internos los puede complementar un proveedor externo.
Te he preparado un esquema con los tipos de recursos:
7.2 Competencia
La organización debe:
a) determinar la competencia necesaria de las personas que realizan trabajos bajo su control, que afecte a su desempeño ambiental y su capacidad para cumplir sus requisitos legales y otros requisitos.
b) asegurarse de que estas personas sean competentes, con base en su educación, formación o experiencia apropiadas.
c) determinar las necesidades de formación asociadas con sus aspectos ambientales y su sistema de gestión ambiental.
d) cuando sea aplicable, tomar acciones para adquirir la competencia necesaria y evaluar la eficacia de las acciones tomadas.
NOTA Las acciones aplicables pueden incluir, por ejemplo, la formación, la tutoría o la reasignación de las personas empleadas actualmente, o la contratación o subcontratación de personas competentes.
La organización debe conservar información documentada apropiada, como evidencia de la competencia.
En resumen:
Debemos tener a personas competentes, ya sea por formación, por educación o por experiencia trabajando en los puestos que afecten directamente el desempeño ambiental y la capacidad para cumplir los requisitos legales. Si no tenemos esta competencia, debemos adquirirla de alguna manera (formando a las personas que ya tenemos en esos puestos, subcontratando a otras personas competentes, etc).
Además, se debe conservar información documentada de todo esto.
Fíjate que dice «información documentada apropiada», no dice qué cantidad de registros ni cuáles; cada organización en bases a sus características, será la encargada de definir la información que necesita en este sentido.
Te he preparado otra imagen sobre este tema, para que lo tengas de forma visual.
7.3 Toma de conciencia
La organización debe asegurarse de que las personas que realicen el trabajo bajo el control de la organización tomen conciencia de:
a) la política ambiental.
b) los aspectos ambientales significativos y los impactos ambientales reales o potenciales relacionados, asociados con su trabajo.
c) su contribución a la eficacia del sistema de gestión ambiental, incluidos los beneficios de una mejora del desempeño ambiental.
d) las implicaciones de no satisfacer los requisitos del sistema de gestión ambiental, incluido el incumplimiento de los requisitos legales y otros requisitos de la organización.
Aquí nos damos cuenta de que queda todo muy bonito escrito sobre la norma, pero ¿cómo nos aseguramos de que se cumple con el requisito de la toma de conciencia?
Una vez más viene en nuestro auxilio el A 7.3 de la norma:
Por toma de conciencia de la política ambiental no se debería entender que los compromisos se deban memorizar o que las personas que realicen trabajo bajo el control de la organización tengan una copia de la política ambiental documentada.
Preferentemente, estas personas deberían conocer su existencia, su propósito y su función para el logro de los compromisos, que incluya cómo su trabajo puede afectar a la capacidad de la organización para cumplir sus requisitos legales y otros requisitos.
Esto trae consigo una labor por parte de la alta dirección que (como parte de su liderazgo), debe hacer ver a toda la organización, especialmente a las personas que influyen directamente en el cumplimiento de los requisitos, por qué existe una política ambiental, cómo influye su trabajo en el cumplimiento de los compromisos adquiridos con esta política, etc.
7.4 Comunicación
7.4.1 Generalidades
La organización debe establecer, implementar y mantener los procesos necesarios para las comunicaciones internas y externas pertinentes al sistema de gestión ambiental, que incluyan:
a) qué comunicar.
b) cuándo comunicar.
c) a quién comunicar.
d) cómo comunicar.
Cuando establece sus procesos de comunicación, la organización debe:
– tener en cuenta sus requisitos legales y otros requisitos.
– asegurarse de que la información ambiental comunicada sea coherente con la información generada dentro del sistema de gestión ambiental, y que sea fiable.
La organización debe responder a las comunicaciones pertinentes sobre su sistema de gestión ambiental.
La organización debe conservar información documentada como evidencia de sus comunicaciones, según corresponda.
7.4.2 Comunicación interna
La organización debe:
a) comunicar internamente la información pertinente del sistema de gestión ambiental entre los diversos niveles y funciones de la organización, incluidos los cambios en el sistema de gestión ambiental, según corresponda.
b) asegurarse de que sus procesos de comunicación permitan que las personas que realicen trabajos bajo el control de la organización contribuyan a la mejora continua.
7.4.3 Comunicación externa
La organización debe comunicar externamente información pertinente al sistema de gestión ambiental, según se establezca en los procesos de comunicación de la organización y según lo requieran sus requisitos legales y otros requisitos.
En el A 7.4 de la norma tenemos lo siguiente:
La comunicación es un proceso de dos vías, hacia fuera y hacia adentro de la organización.
Cuando se establecen los procesos de comunicación, se debería considerar la estructura organizacional interna para asegurar la comunicación con los niveles y funciones más apropiados.
La información que recibe la organización puede contener solicitudes de las partes interesadas sobre información específica relacionada con la gestión de sus aspectos ambientales, o puede contener impresiones u opiniones generales acerca de la forma en que la organización lleva a cabo dicha gestión.
Estas impresiones u opiniones pueden ser positivas o negativas. En el último caso (por ejemplo, quejas), es importante que la organización de una respuesta rápida y clara. Un análisis posterior de estas quejas puede proporcionar información valiosa para detectar oportunidades de mejora para el sistema de gestión ambiental.
En resumen:
La organización debe ser clara a la hora de comunicar, sobre todo si se trata de la comunicación con las partes interesadas. Más que comunicar por comunicar, se debería «escuchar» y en base a eso, diseñar los procesos de comunicación que tengan en cuenta los requisitos legales y que sean coherentes con la información «real» que se genera dentro de la organización.
Para saber más sobre comunicación, es conveniente repasar la Norma ISO 14063.
7.5 Información documentada
7.5.1 Generalidades
El sistema de gestión ambiental de la organización debe incluir:
a) la información documentada requerida por esta Norma Internacional.
b) la información documentada que la organización determina como necesaria para la eficacia del sistema de gestión ambiental.
Este apartado es muy parecido al de ISO 9001, tenemos dos tipos de información documentada:
1. La «obligatoria» requerida por la norma.
2. La que la organización considere necesaria para que el sistema funcione.
Además, la información puede ser tan extensa (o tan escueta), como sea requerido, teniendo en cuenta:
? El tamaño de la organización y su tipo de actividades, procesos, productos y servicios.
? La necesidad de demostrar el cumplimiento de sus requisitos legales y otros requisitos.
? La complejidad de los procesos y sus interacciones.
? La competencia de las personas que realizan trabajos bajo el control de la organización.
7.5.2 Creación y actualización
Al crear y actualizar la información documentada, la organización debe asegurarse de que lo siguiente sea apropiado:
a) la identificación y descripción (por ejemplo, título, fecha, autor o número de referencia);
b) el formato (por ejemplo, idioma, versión del software, gráficos) y los medios de soporte (por ejemplo, papel, electrónico);
c) la revisión y aprobación con respecto a la conveniencia y adecuación.
Este apartado no nos aporta nada nuevo, es lo que ya conocemos sobre codificación, fecha, aprobación, etc.
7.5.3 Control de la información documentada
La información documentada requerida por el sistema de gestión ambiental y por esta Norma Internacional se debe controlar para asegurarse de que:
a) esté disponible y sea idónea para su uso, dónde y cuándo se necesite;
b) esté protegida adecuadamente (por ejemplo, contra pérdida de confidencialidad, uso inadecuado, o pérdida de integridad).
Para el control de la información documentada, la organización debe abordar las siguientes actividades, según corresponda:
– distribución, acceso, recuperación y uso;
– almacenamiento y preservación, incluida la preservación de la legibilidad;
– control de cambios (por ejemplo, control de versión);
– conservación y disposición.
La información documentada de origen externo, que la organización determina como necesaria para la planificación y operación del sistema de gestión ambiental, se debe determinar, según sea apropiado, y controlar.
NOTA El acceso puede implicar una decisión en relación al permiso, solamente para consultar la información documentada, o al permiso y a la autoridad para consultar y modificar la información documentada.
En el A 7.5 la norma nos dice:
Una organización debería crear y mantener información documentada suficiente, de manera que asegure un sistema de gestión ambiental conveniente, adecuado y eficaz.
El enfoque principal debería centrarse en la implementación del sistema de gestión ambiental y en el desempeño ambiental, no en un complejo sistema de control de información documentada.
Además de la información documentada requerida en los capítulos específicos de esta Norma Internacional, una organización puede decidir crear información adicional documentada, para propósitos de transparencia, responsabilidad y obligación de rendir cuentas, continuidad, coherencia, formación o para facilitar las auditorías.
Se puede usar información documentada creada originalmente para propósitos diferentes del sistema de gestión ambiental.
La información documentada asociada con el sistema de gestión ambiental se puede integrar con otros sistemas de gestión de la información implementados por la organización. No es necesario que se presente en forma de manual.
Y hasta aquí el post de hoy. Cuéntame en los comentarios qué te ha parecido y si ya estás aplicando algo de esto en tu empresa.
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