Sistema de gestión

Después de varias entradas sobre otros temas que espero hayan sido de su interés, hoy retomo la línea de los principios del Sistema de Gestión de Calidad, con el quinto principio y no por esto menos importante: el enfoque de sistema para la gestión.

Identificar, entender y gestionar los procesos interrelacionados como un sistema, contribuye a la efectividad de la organización y a la eficiencia en alcanzar sus objetivos.

Hay que implantar un sistema de gestión válido y consistente en toda la compañía:

Se debe documentar.
Los datos e información, estarán a a disposición de todos los miembros de la organización.
Los miembros de la organización deben ser instruidos en la gestión del sistema de procesos, en particular del suyo, y en general del resto. En otras palabras, ha de documentarse cada proceso y procedimiento de la organización. Esta información ha de estar clasificada de forma coherente y accesible a quien corresponda su estudio, examen o revisión.

Dado que la tarea es extensa y compleja, no queda otro remedio que utilizar la división y tratamiento mediante procesos. Nótese que tras el esfuerzo inicial de documentar comprensible ordenada y rigurosamente cada actividad, estos han de modificarse en el tiempo, por lo que es recomendable su gestión mediante un potente software de fácil uso, que permita un fácil mantenimiento e impresión.

Una mediana empresa puede generar un gran volumen de información de gestión si trabaja con procedimientos cambiantes, o se actualiza y diversifica de forma muy rápida como podrían ser las nuevas tecnologías.

Si los planes y sistemas de gestión, son buenos, están elaborados partiendo de información fiable y se difunde y educa en este sistema de gestión a la organización; se produce una mayor implicación y participación de sus integrantes y se logra un mejor resultado en los procesos y una mayor motivación. Esto influye de manera positiva en la eficiencia de la organización y ayuda a que se alcancen los objetivos propuestos.

Beneficios claves del principio

La integración y alineación de los procesos, que mejor alcancen los resultados deseados: Cuando los procesos funcionan de tal forma que se adaptan unos a otros, cumpliendo siempre con las expectativas y necesidades del resto de procesos, el sistema obtiene los resultados deseados.
Habilidad para centrar los esfuerzos en los procesos claves: Existen procesos con mas importancia en la calidad final del producto que otros. Hay que centrar la atención en los procesos críticos sin desatender el resto de procesos.
La seguridad probada de las partes interesadas, así como la consistencia, efectividad y eficiencia de la organización: Conociendo las capacidades, necesidades, debilidades y fortalezas de nuestra organización se puede lograr una mayor precisión en las evaluaciones y obtención de resultados.

Aplicar los principios de aproximación a la gestión, conduce a:

Estructurar un sistema para alcanzar los objetivos de la organización de la forma mas efectiva y eficiente: Los procesos son mas sencillos de organizar e integrar en un sistema global. Lo no eficiente, más costoso, menos efectivo que obstaculice la producción o la calidad, ha de ser mejorado o eliminado.
Entender las interdependencias entre los procesos del sistema: Es más sencillo conocer las necesidades y expectativas del resto de procesos relacionados y adaptarse a ellos. Podemos utilizar el proceso de caja negra: se introduce un input, que a su vez es salida o output de otro proceso que mediante un proceso modifica ese input original en un output que es input del proceso siguiente. Cada input – output, tiene que tener determinados requisitos, si estos no se cumplen, es mas fácil identificar el proceso causante y actuar directamente sobre el problema.
Realizar aproximaciones que armonicen e integren los procesos: Los buenos datos información y gestión facilitan la buena marcha e integración del resto de los procesos, al estar las decisiones basadas en los mejores criterios. Gracias a la mejora continua, las interrelaciones entre cada proceso, fruto de la innovación y la experiencia, mejoran la armonía de los diferentes procesos, eliminando defectos del producto o servicio.

Nota: Los principios de calidad han cambiado con la nueva versión de la norma. Tienes información nueva aquí y aquí.

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Gehisy

Formación y asesoría en calidad y mercancías peligrosas en Calidad y ADR

Soy Ingeniera Química, auditora interna de calidad y medio ambiente, consejera de seguridad para el transporte de mercancías peligrosas por carretera y MBA.

Ayudo a profesionales de la calidad y las mercancías peligrosas a optimizar su trabajo diario con la normativa brindándoles formación y asesoría para hacer que estos temas se conviertan en sencillos.

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