Continuamos desglosando las 7 herramientas básicas de calidad. Hoy le toca el turno a la hoja de verificación o de chequeo.

 

Hoja de verificación o de chequeo

 

Una Hoja de Verificación (también llamada “de Control” o “de Chequeo”) es un impreso con formato de tabla o diagrama, destinado a registrar y compilar datos mediante un método sencillo y sistemático, como la anotación de marcas asociadas a la ocurrencia de determinados sucesos. Esta técnica de recogida de datos se prepara de manera que su uso sea fácil e interfiera lo menos posible con la actividad de quien realiza el registro.

Es un formato construido especialmente para recabar datos de una manera adecuada y sistemática, de tal manera que su registro sea fácil para analizar la manera en que los principales factores que intervienen, influyen en una situación o problema específico.

Ventajas de las hojas de verificación

 

  • Proporciona datos fáciles de comprender.
  • Los datos son obtenidos mediante un proceso simple y eficiente que puede ser aplicado a cualquier área de la organización.
  • Reflejan rápidamente las tendencias y patrones subyacentes en los datos.

Utilización

En la mejora de la calidad, se utiliza tanto en el estudio de los síntomas de un problema, como en la investigación de las causas o en la recogida y análisis de datos para probar alguna hipótesis.

También se usa como punto de partida para la elaboración de otras herramientas, como por ejemplo los Gráficos de Control, diagramas de Pareto e Histogramas.

Kaoru Ishikawa identificó cinco usos para las hojas de control en el control de calidad. Estas pueden utilizarse para:
 
  • Comprobar la forma de la distribución de probabilidad de un proceso.
  • Cuantificar defectos por tipo. 
  • Cuantificar defectos por ubicación.
  • Cuantificar defectos por causa (máquina, trabajador).
  • Realizar un seguimiento de la finalización de los pasos en un procedimiento de varios pasos (como una lista de verificación o checklist).

La hoja de verificación debe ser visualmente fácil y debe permitir observar la información de manera sencilla para hacer un primer análisis que permita apreciar la magnitud y localización de los problemas principales.

Cada área de la empresa podría diseñar sus formatos de registro de tal forma que ayude a entender mejor la regularidad estadística de los problemas que tienen. Algunos de los fallos más comunes pueden ser:

  • Accidentes de trabajo.
  • Fallos en equipos y mantenimientos.
  • Fallos en trámites administrativos.
  • Quejas y atención a clientes.
  • Razones de incumplimiento de plazos de entrega.
  • Absentismo.
  • Inspección y supervisión de operaciones.

Pasos para elaborar una hoja de verificación

 

1. Determinar claramente el proceso sujeto a observación.

Los integrantes deben enfocar su atención hacia el análisis de las características del proceso, además deben tener claras las partes del proceso a observar para no perderse por las ramas.

Es necesario también evaluar los objetivos y  propósitos que se persiguen. A partir de ello, se define el tipo de datos o información que se requiere.

2.Definir el período de tiempo durante el cual serán recolectados los datos.

Esto puede variar de horas a semanas. Además deben ser períodos realistas y que de verdad aporten información.

3.Diseñar una forma que sea clara y fácil de usar.

Asegúrate de que todas las columnas estén claramente descritas y de que haya suficiente espacio para registrar los datos. Esta herramienta busca quitar problemas y que tengamos un formato claro y fácil de usar. Así que no hacen falta florituras ni colorines, mientras más básico, mejor.

Cada hoja de verificación debe llevar la información completa sobre el origen de  la información: Fecha, turno, maquina, personal, proceso, quién toma los datos, etc.

Constantemente se debe buscar mejorar los formatos de registro de información para que no pierdan su utilidad.

Para este diseño, existen muchísimas herramientas ofimáticas: Excel, Word, Libre Office, Google Sheets, etc.

4.Obtener los datos de una manera consistente y honesta.

Asegúrate de que se dedique el tiempo necesario para esta actividad. El encargado o encargada de recopilar los datos, debe tomarse su tiempo, a veces hay procesos que son un poco repetitivos y tediosos y pueden llegar a cansar. Imagina si esta persona pone las “rayitas” en donde buenamente le parece porque tiene que ir a tomar un café. Esto ni es serio ni nos va a dar buenos resultados.

Tipos de hojas de verificación o de chequeo

 

Existe un número ilimitado de formatos para una Hoja, puesto que el usuario puede desarrollarlas basado en los datos requeridos para resolver un problema o actuar sobre un área de mejora y puede ser creativo e inventar su propia Hoja si las existentes no se adecuan a sus necesidades. No obstante existen ciertos usos comunes que se pueden resumir en los siguientes 3:

  1. Hoja para registro de datos.
  2. Hoja de localización.
  3. Hoja de lista de chequeo.

 

Hoja de chequeo con escala de medición:

 

Sirve para evaluar la forma de distribución de probabilidad para construir después una distribución de frecuencia. En este tipo de hoja se clasifica la medición según una serie de categorías o parámetros. Además, permite trazar límites de especificación.

hoja de verificación o de chequeo* Fuente de la imagen: Wikipedia. Autor: Daniel Penfield.

 

Hoja de chequeo para identificar la frecuencia con la que ocurre un defecto:

 

Cuando un proceso ha sido identificado como un candidato para la mejora, es importante saber qué tipos de defectos ocurren en sus salidas y sus frecuencias relativas. Esta información sirve de guía para investigar y eliminar las fuentes de defectos, empezando por las más frecuentes.

Por ejemplo:

La fábrica de muñecas “Muñecas para todos, S.L”, ha identificado que los defectos más comunes en el momento de la fabricación de un tipo de muñecas son:

  • Pintura movida en los ojos.
  • Cabello mal cosido.
  • Brazos mal encajados.
  • Otros.

Con el objetivo de recabar información para un plan de mejora, la empresa realiza una hoja de verificación en la cual tiene el objetivo de medir la frecuencia de cada problema detectado, para así  esforzarse en resolver estos problemas. El período de medición determinado es de una semana.

 

hoja de verificación o de chequeo

 

hoja de verificación o de chequeo

 

Puedes descargar el formato excel de este ejemplo aquí:

 

 

Hoja de chequeo para determinar la localización de un defecto:

 

Cuando las salidas del proceso son objetos para los cuales se pueden observar defectos en lugares variables (por ejemplo burbujas en productos laminados o huecos en piezas fundidas), se puede usar un diagrama de concentración de defectos.

Este tipo de hoja de control consta de lo siguiente: un diagrama a escala del objeto desde cada uno de sus lados, opcionalmente dividido en secciones de igual tamaño.

Cuando la distribución del proceso está lista para ser evaluada, el evaluador rellena el encabezado de la hoja de verificación y observa activamente el proceso. Cada vez que el proceso genera una salida, él o ella evalúa la salida de los defectos y marca la sección de cada vista donde se encuentra cada uno. Si no se detecta ningún defecto para una salida de proceso, no se realiza ninguna marca de verificación.

Cuando el período de observación haya terminado, el evaluador debe reexaminar cada hoja de verificación y formar un compuesto de las ubicaciones de defecto. El uso de su conocimiento del proceso junto con las ubicaciones debe revelar la fuente o fuentes de variación que producen los defectos.

En esta presentación puedes ver tanto este ejemplo como otros muchos de hojas de verificación o chequeo:

 

 

Lista de chequeo o checklist:

 

Mientras que las hojas de verificación vistas anteriormente son todas para capturar y categorizar las observaciones, la lista de verificación está diseñada como una ayuda para la corrección de fallos cuando se realizan procedimientos de pasos múltiples, particularmente durante la comprobación y el acabado de las salidas del proceso.

Este tipo de hoja de control consta de lo siguiente:

  • Un contorno (opcionalmente numerado) de las subtareas a realizar.
  • Cajas o espacios en los que se pueden introducir marcas de verificación para indicar cuándo se ha completado la subtarea.

Las anotaciones se deben hacer en el orden en que las subtareas se completan realmente.

Esta lista ya la habíamos visto en otros post, por ejemplo en el de auditorías ISO 9001:2015. Es una de las más usadas tanto en calidad como en nuestra vida diaria.

En este enlace tienes un ejemplo de checklist con un descargable en formato Word.

¿Qué hacer con toda la información?

 

Es conveniente que sea presentada de una manera gráfica para facilitar la toma de decisiones, es por esto que estas hojas, como te comentaba antes, sólo son el punto de partida para el uso de otras herramientas como diagramas y gráficos.

Y hasta aquí el post de hoy. Cuéntame en los comentarios si has usado las hojas de chequeo y de qué tipo 😉

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