Matrices EFI y EFE

Hoy continuamos con las herramientas para análisis de contexto de la organización y te voy a hablar de otras dos: Matrices EFI y EFE.

No son dos dibujos animados 🙂 , aunque pueda parecerlo por sus nombres.

Vamos a verlo.

MATRIZ DE EVALUACIÓN DE LOS FACTORES INTERNOS (MEFI)

Se realiza a través de una auditoría interna para identificar tanto las fortalezas como debilidades que existen en todas las áreas del negocio.

Sirve para formular estrategias, ya que resume y evalúa las principales fortalezas y debilidades en áreas funcionales de una organización ofreciendo una base para identificar y evaluar las relaciones entre ellas.

Tiene un componente subjetivo (al igual que el MEFE que veremos a continuación y la matriz CPM), así que sus resultados deben usarse en unión de otras herramientas, como DAFO o las 5 fuerzas de Porter. También sirve para tener una idea inicial o primera aproximación al contexto de la empresa.

¿Qué debemos tener en cuenta para la auditoría interna?

  • Se debe planificar para que asista la mayoría de personas que tomen decisiones dentro de la empresa.
  • Recabar toda la información posible antes de comenzar, para tener suficiente base a la hora de buscar los factores.
  • Utilizar técnicas como brainstorming u otra parecida para generar la mayor cantidad de ideas posibles y analizar varios puntos de vista.
  • Documentar la información recabada y los factores identificados dentro de la auditoría para que nos sirva de punto de partida a la hora de elaborar la matriz.

 

Construcción de la matriz de evaluación de factores internos (MEFI)

 1. Haz una lista de fortalezas y debilidades

  • Haz una lista de los factores críticos o determinantes para el éxito identificados en el proceso de la auditoría interna. Selecciona entre 10 y 20 factores para que sea efectivo el análisis.
  • Incluye tanto fortalezas como debilidades.
  • Anota primero las fortalezas y después las debilidades.
  • Trata de ser lo más específico posible, usando porcentajes, razones y cifras comparativas en la medida de lo posible.

 

2. Asigna el peso relativo

Se debe asignar un peso relativo a cada factor, de 0.0 (sin importancia) a 1.0 (muy importante), de tal manera que la suma de todos los pesos asignados a los factores sea igual a 1.0.

¿Te suena?

Sí, es igual a lo que hacíamos en la matriz CPM

El peso adjudicado a un factor dado indica la importancia relativa del mismo para alcanzar el éxito de la empresa. Independientemente de que el factor clave represente una fuerza o una debilidad interna, los factores que se consideren que repercutirán más en el desempeño dela organización deben llevar los pesos más altos.

3. Asigna la clasificación

Aquí es donde cambia un poco la cosa 🙂

Debes asignar una clasificación entre 1 y 2 a cada una de las debilidades y entre 3 y 4 a las fortalezas, esto te indicará si el factor representa:

Matrices EFI y EFE

 

4. Multiplica 2*3

Multiplica el peso de cada factor por su calificación correspondiente para determinar una calificación ponderada para cada variable.

 

5. Determina el valor ponderado

Suma las calificaciones ponderadas de cada variable para determinar el total ponderado de la empresa entera.

Sea cual fuere la cantidad de factores que se incluyen en una matriz EFI, el total ponderado puede ir de un mínimo de 1.0 a un máximo de 4.0, siendo la calificación promedio de 2.5.

* Cuando un factor interno clave es una fuerza y al mismo tiempo una debilidad, el factor debe ser incluido dos veces en la matriz EFI y a cada uno se le debe asignar tanto un peso como una calificación.

Aquí tienes un ejemplo de cómo se hace la tabla:

tabla-mefi

 

Resultados

Los totales ponderados muy por debajo de 2.5 caracterizan a las organizaciones que son débiles en lo interno, mientras que las calificaciones muy por encima de 2.5 indican una posición interna de fuerza.

Lo relevante es comparar el peso ponderado total de las fortalezas contra el de las debilidades, determinando si las fuerzas internas de la organización son favorables o desfavorables, o si el medio interno de la misma es favorable o no.

En el ejemplo anterior, las fuerzas internas son favorables a la organización con un peso ponderado total de 1.68 contra 0.70 de las debilidades (La empresa tiene más fortalezas que debilidades). No obstante, el valor total por debajo de 2.5, indica que la empresa es débil en el factor interno en su conjunto.

 

MATRIZ DE EVALUACIÓN DE LOS FACTORES EXTERNOS (MEFE)

La matriz de evaluación de factores externos (MEFE) resume y evalúa la información política, gubernamental, y legal (P); económica y financiera (E), social, cultural, y demográfica (S); tecnológica (T); y, ecológica y ambiental (E) y calcula los resultados a través de las oportunidades y amenazas identificadas en el entorno.

La elaboración de una Matriz EFE consta de cinco pasos y es muy parecida a la que vimos anteriormente para MEFI.

Se debe hacer también una auditoría, en este caso externa, para identificar las amenazas y oportunidades del sector en que se encuentre nuestra empresa.

 

Construcción de la matriz de evaluación de factores externos (MEFE)

1. Haz una lista de los factores críticos o determinantes para el éxito identificados en el proceso de la auditoría externa.

  • Selecciona un total de entre 10 y 20 factores, incluyendo tanto oportunidades como amenazas que afectan a la empresa y su sector (recuerda que, en este caso, hablamos de factores externos, por lo que sí nos interesa compararnos con otras empresas de nuestro sector).
  • En esta lista, primero anota las oportunidades y después las amenazas. Trata de ser lo más específico posible, usando porcentajes, razones y cifras comparativas en la medida de lo posible.

     

     

    2. Asigna un peso relativo a cada factor, de 0.0 (no importante) a 1.0 (muy importante).

  • El peso indica la importancia relativa que tiene ese factor para alcanzar el éxito en el sector de la empresa.
  • Las oportunidades suelen tener pesos más altos que las amenazas, pero éstas, a su vez, pueden tener pesos altos si son especialmente graves o amenazadoras.
  • Los pesos adecuados se pueden determinar comparando a los competidores que tienen éxito con los que no lo tienen o analizando el factor en grupo y llegando a un consenso. La suma de todos los pesos asignados a los factores debe sumar 1.0.

     

    3. Asigna una calificación de 1 a 4 a cada uno de los factores determinantes para el éxito :

     

    El objetivo es indicar si las estrategias presentes de la empresa están respondiendo con eficacia al factor crítico de éxito, es decir, qué está haciendo la empresa sobre ese factor.

matrices efi y efe

Las calificaciones se basan en la eficacia de las estrategias de la empresa, mientras que los pesos del paso 2 se basan en el sector de la empresa.

4. Multiplica el peso de cada factor por su calificación para obtener una calificación ponderada (Paso 2xPaso 3, como en MEFI ;-)).

5. Suma las calificaciones ponderadas de cada una de las variables para determinar el total ponderado de la empresa.

Independientemente de la cantidad de oportunidades y amenazas críticas incluidas en la matriz EFE, el total ponderado más alto que puede obtener la organización es 4.0 y el total ponderado más bajo posible es 1.0.

El valor del promedio ponderado es 2.5 (igual que en MEFI, son primas-hermanas :)).

Un promedio ponderado de 4.0 indica que la organización está respondiendo de manera excelente a las oportunidades y amenazas existentes en su sector.

Dicho de otra manera, las estrategias de la empresa están aprovechando con eficacia las oportunidades existentes y minimizando los posibles efectos negativos de las amenazas externas.

Por el contrario, un promedio ponderado de 1.0 indica que las estrategias de la empresa no están capitalizando las oportunidades ni evitando las amenazas externas.

Aquí tienes un ejemplo de cómo se hace la tabla para MEFE:

Matrices EFI y EFE

La clave de la Matriz de Evaluación de los Factores Externos, consiste en que el valor del peso ponderado total de las oportunidades sea mayor al peso ponderado total de las amenazas. En este caso el peso ponderado total de las oportunidades es de 1.61 y el  de las amenazas es 0.91, lo cual establece que el ambiente externo es favorable a la organización.

 

¿Y ahora qué?

Finalmente, para tener una visión general de la empresa, se elabora un gráfico que abarca las dos matrices.

Este es el resultado en excel de nuestros ejemplos anteriores:

grafico

 

¿Pero qué información me da el gráfico?

Sirve a la empresa para tomar decisiones estratégicas de la siguiente manera:

* Si la esfera se encuentra en los cuadrantes I, II o IV: Crecer y construir.

* Si la esfera se encuentra en los cuadrantes III, V o VI: Retener y mantener.

* Si la esfera se encuentra en los cuadrantes VI, VIII o IX: Cosechar o desinvertir.

Lo vemos mejor en este otro gráfico:

grafico-mefi-mefe

Tanto en el eje X (EFE), como en el eje Y (EFI):

  • Los valores de 1,0 a 1,99 representan una posición interna débil.
  • Una puntuación de 2,0 a 2,99 se considera la media.
  • Unos resultados entre de 3,0 a 4,0 representan una posición fuerte.

 

Plantilla Excel

 

He preparado una plantilla excel para que te sea más fácil el trabajo con estas matrices. 

 

Ya me contarás qué te parece y si te ha sido de ayuda o te he liado más 😉

 ¿Qué te ha parecido? ¿Conocías estas herramientas? ¿Las has usado alguna vez?

Deja tus comentarios 🙂

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